Office Manager:in mit Schwerpunkt Prozess- & Organisationsentwicklung (w/m/d) - Teilzeit 30 h/wo

Die HSW Holding GmbH, ist ein etabliertes familiengeführtes Unternehmen, das sich auf die Verwaltung von Immobilien spezialisiert hat. Das Büro befindet sich in einer charmanten, traditionsreichen Villa im 19. Bezirk – ein Arbeitsumfeld, das Professionalität mit persönlichem Flair verbindet.

Zur Verstärkung des engagierten kleinen Teams wird nun eine vielseitige und verlässliche Persönlichkeit im Office Management gesucht.

• (Re-)Organisation des Büroalltags (Abläufe, Kommunikation) und Unterstützung bei administrativen Personalthemen
• Analyse bestehender Prozesse im Backoffice und Entwicklung von Optimierungsvorschlägen
• Einführung bzw. Auswahl und Implementierung eines neuen Personalverrechnungssystems (z. B. in Zusammenarbeit Steuerberater), Zeiterfassungssystem
• Aufbau und Dokumentation effizienter interner Abläufe (z. B. Onboarding-Prozess, Urlaubsanträge, interne Kommunikation, Urlaubsverwaltung)
• Unterstützung beim Change-Management und bei der Weiterentwicklung der Unternehmenskultur im operativen Bereich
• Kommunikation mit unterschiedlichen Stakeholdern (GF, Steuerberater, externe Dienstleister)
• Verwaltung des Ablagesystems - Digitalisierung

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• Erfahrung im Office-Management, idealerweise in KMUs
• Erfahrung in Prozessmanagement, Projektmanagement
• Kenntnisse in der Einführung von Tools/Systemen (z. B. HR-Software, Zeiterfassung, Projektmanagementtools)
• Hands-on-Mentalität, Organisationstalent, hohe Selbstständigkeit
• Kommunikatives Geschick, Teamfähigkeit und Strukturdenken
• Optional: Erfahrung mit Lohnverrechnung/HR-Systemen (DATEV, BMD, Personio etc.)
• Wirtschaftliches Know-how, Controlling

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem kleinen, persönlichen Team mit Gestaltungsfreiheit beim Aufbau von Strukturen
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Arbeitsplatz in einer stilvollen Villa mit guter öffentlicher Erreichbarkeit
• Sicheres und familiäres Umfeld eines mittelständischen Unternehmens
• Wertschätzendes, familiäres Betriebsklima
• Flexible Arbeitszeiten nach Vereinbarung
• Der Gehaltsrahmen bewegt sich zwischen EUR 3.200 und 4.000 brutto/Monat auf Vollzeitbasis, abhängig von Qualifikation und Vorerfahrung

Sie möchten Teil dieses werteorientierten Unternehmens sein und mit der HSW Holding gemeinsam wachsen? Dann freuen wir uns auf Ihre online Bewerbung.